Come capire se un team sta lavorando davvero bene?
Molti manager risponderebbero osservando le persone, parlando con i propri collaboratori o guardando i risultati finali.
Ma c’è una differenza importante tra avere una percezione del funzionamento del gruppo e possedere informazioni sufficienti per gestire un team in modo efficace.
Un team può sembrare tranquillo e avere problemi che nessuno sta facendo emergere. Può raggiungere gli obiettivi mentre alcune persone sono sovraccariche. Può partecipare a molte riunioni senza avere priorità realmente condivise. Può avere KPI formalmente definiti senza utilizzarli per correggere le decisioni.
Per questo una buona gestione del team non consiste nell’aggiungere continuamente riunioni, strumenti, obiettivi o controlli.
Richiede soprattutto cinque elementi:
- ascolto;
- dati;
- priorità;
- responsabilità;
- monitoraggio.
Cinque elementi apparentemente semplici che diventano particolarmente importanti quando un’azienda cresce, cambia organizzazione o attraversa una fase di trasformazione.
Perché prima di cercare una nuova soluzione bisognerebbe comprendere quale problema stiamo realmente cercando di risolvere.
Che cosa significa gestire un team?
Gestire un team significa creare le condizioni perché persone con ruoli e competenze differenti possano coordinarsi, prendere decisioni e lavorare verso obiettivi comprensibili.
Non significa controllare continuamente ciò che fanno.
E non significa neppure limitarsi a distribuire attività.
Una gestione efficace del team richiede al manager di comprendere ciò che sta accadendo nel gruppo, definire una direzione, distribuire responsabilità, rendere visibili i risultati e intervenire quando emergono scostamenti.
La differenza è importante.
Un manager può essere estremamente presente e avere comunque un team disorganizzato.
Può organizzare molte riunioni e continuare ad avere problemi di comunicazione.
Può controllare costantemente il lavoro e non sapere perché le performance stanno diminuendo.
La quantità di intervento manageriale non determina automaticamente la qualità della leadership.
Il punto è capire dove intervenire e sulla base di quali informazioni.
1. Ascoltare il team prima di cercare una soluzione
Il tuo team probabilmente non ha bisogno dell’ennesima riunione.
Potrebbe avere bisogno di essere ascoltato meglio.
Sembra una distinzione banale, ma non lo è.
In molte organizzazioni esistono numerosi momenti di confronto: meeting settimanali, one-to-one, call operative, riunioni di progetto.
Eppure problemi importanti continuano a emergere tardi.
Perché incontrare le persone non significa automaticamente comprenderne il punto di vista.
Un ascolto organizzativo efficace dovrebbe permettere al manager di raccogliere informazioni su almeno quattro dimensioni:
- che cosa sta funzionando;
- dove le persone incontrano ostacoli;
- quali problemi stanno emergendo;
- quali condizioni stanno rallentando il raggiungimento degli obiettivi.
Quando questo ascolto manca, le persone possono progressivamente smettere di segnalare problemi.
Non necessariamente perché non vogliano collaborare.
Possono aver imparato che parlarne non produce conseguenze, che non esiste uno spazio adatto oppure che segnalare una criticità viene interpretato come lamentarsi.
Il risultato è pericoloso: il problema continua a esistere, ma diventa visibile soltanto quando è abbastanza grande da non poter più essere ignorato.
Ascoltare non significa semplicemente sentire
L’ascolto diventa utile quando produce comprensione del contesto.
In particolare nei momenti di cambiamento organizzativo, è utile osservare insieme tre elementi:
Contesto. Dati. Obiettivi.
Il contesto permette di comprendere dove sta lavorando il team.
I dati permettono di ridurre la dipendenza dalle percezioni.
Gli obiettivi permettono di stabilire quale cambiamento stiamo cercando di ottenere.
Partire immediatamente dalla soluzione senza avere chiarito questi elementi può produrre un effetto paradossale:
andare più velocemente nella direzione sbagliata.
2. Gestione del team: perché servono dati e KPI
“Secondo me il team sta lavorando bene.”
È una frase apparentemente rassicurante.
Ma contiene una parola che dovrebbe attirare l’attenzione di un manager:
secondo me.
La leadership efficace non può basarsi esclusivamente sulla percezione.
Le percezioni sono utili: permettono di formulare ipotesi e individuare segnali.
Ma devono essere confrontate con informazioni osservabili.
Un manager dovrebbe poter rispondere a domande come:
- quali obiettivi stiamo raggiungendo?
- dove si verificano i principali rallentamenti?
- quali processi generano più errori?
- come sono distribuiti i carichi di lavoro?
- quali risultati stanno migliorando?
- dove le performance stanno diminuendo?
- quali problemi vengono segnalati dalle persone?
KPI e performance del team
I KPI aziendali sono indicatori utilizzati per osservare l’andamento di risultati considerati rilevanti.
Ma misurare non significa riempire dashboard.
Un indicatore è utile soltanto se aiuta a prendere una decisione.
A seconda del team possono essere osservati, per esempio:
- tempi di consegna;
- numero di errori o rilavorazioni;
- raggiungimento degli obiettivi;
- carico delle attività;
- tempi di risposta;
- soddisfazione del cliente;
- turnover;
- assenze;
- risultati commerciali;
- avanzamento dei progetti.
Accanto ai KPI quantitativi possono essere utili survey aziendali, feedback qualitativi e analisi dello storico.
Il principio è semplice:
se non sai che cosa sta succedendo, diventa molto difficile capire che cosa migliorare.
Non significa trasformare ogni comportamento umano in un numero.
Significa evitare che decisioni importanti vengano prese esclusivamente sulla base di impressioni.
3. Come definire le priorità del team
Uno dei problemi più frequenti nella gestione del lavoro non è fare troppo poco.
È fare troppo contemporaneamente.
Nuovi progetti. Urgenze. Clienti. Idee. Richieste interne. Attività che sembrano tutte importanti.
Quando tutto diventa prioritario, il team perde un’informazione fondamentale:
che cosa viene prima?
Il risultato può essere un’organizzazione molto impegnata ma poco focalizzata.
Le persone cambiano continuamente attività, le scadenze competono tra loro e diventa difficile distinguere un vero obiettivo da una semplice richiesta.
La leadership efficace, da questo punto di vista, può apparire quasi noiosa:
- poche priorità;
- responsabilità chiare;
- scadenze realistiche;
- criteri comprensibili.
Il resto rischia di diventare rumore.
Se tutto è urgente, niente è davvero prioritario
Aggiungere continuamente nuovi obiettivi senza eliminare nulla crea una competizione interna tra priorità.
Ogni volta che un manager introduce una nuova urgenza dovrebbe quindi chiedersi:
“Che cosa smettiamo di fare, rimandiamo o ridimensioniamo per fare spazio a questa attività?”
Questa domanda obbliga l’organizzazione a scegliere.
Perché la strategia non consiste soltanto nel decidere cosa fare.
Consiste anche nel decidere cosa non fare.
4. Ruoli e responsabilità: chi deve fare cosa?
Avere priorità chiare non è sufficiente se non è chiaro chi debba trasformarle in risultati.
Uno dei principali problemi nella gestione dei team emerge quando la responsabilità viene attribuita genericamente al gruppo.
“Ce ne occupiamo noi.”
“Lo segue il marketing.”
“Lo gestisce il team.”
Ma chi è realmente responsabile del risultato?
Collaborazione e responsabilità non sono sinonimi.
Più persone possono contribuire allo stesso obiettivo, ma dovrebbe essere comprensibile chi ne presidia l’avanzamento.
Per ogni priorità importante è quindi utile chiarire:
- chi è responsabile del risultato;
- chi svolge le attività;
- chi deve essere consultato;
- chi deve essere informato;
- quali decisioni possono essere prese autonomamente;
- quando serve coinvolgere il manager.
La chiarezza delle responsabilità aziendali riduce sovrapposizioni, attese e continui passaggi di approvazione.
E aumenta una delle condizioni più importanti per l’autonomia: sapere entro quale perimetro è possibile agire.
5. Monitoraggio delle performance: decidere non basta
“Abbiamo deciso. Ora vediamo come va.”
Qui molte strategie iniziano a perdere efficacia.
Definire una soluzione non significa aver risolto il problema.
Un cambiamento deve essere osservato nel tempo.
Per questo il monitoraggio delle performance è parte integrante della gestione del team.
Non serve necessariamente controllare di più.
Serve seguire meglio.
Questo può significare:
- incontri cadenzati;
- pochi indicatori visibili;
- responsabili definiti;
- verifica delle scadenze;
- analisi degli scostamenti;
- correzioni progressive.
L’obiettivo del monitoraggio non dovrebbe essere trovare qualcuno da responsabilizzare quando un risultato non arriva.
Dovrebbe permettere di accorgersi abbastanza presto che qualcosa sta andando in una direzione diversa da quella prevista.
Perché una strategia aziendale senza monitoraggio rischia di rimanere una buona intenzione.
Come organizzare riunioni di team efficaci
Se esiste un problema di coordinamento, la prima soluzione proposta è spesso organizzare una riunione.
Poi un’altra.
E magari una call intermedia per preparare la riunione successiva.
Ma riunioni efficaci e numero di riunioni non sono la stessa cosa.
Prima di convocare un meeting è utile chiarire quale funzione debba svolgere:
- prendere una decisione;
- condividere informazioni;
- risolvere un problema;
- verificare l’avanzamento;
- raccogliere feedback;
- coordinare attività interdipendenti.
Se non è possibile spiegare perché le persone devono trovarsi contemporaneamente nella stessa conversazione, probabilmente la riunione non è lo strumento migliore.
Una riunione efficace dovrebbe concludersi con maggiore chiarezza rispetto a quando è iniziata:
che cosa abbiamo deciso, chi farà cosa, entro quando e quando verificheremo il risultato?
Come migliorare le performance del team
Quando un team non raggiunge i risultati attesi, la tentazione è cercare immediatamente il problema nelle persone.
Manca motivazione? Servono competenze? Qualcuno non sta performando?
Sono ipotesi possibili.
Ma prima è utile osservare il sistema.
Un problema di performance aziendale può dipendere anche da:
- obiettivi contraddittori;
- troppe priorità;
- ruoli poco chiari;
- processi inefficienti;
- decisioni troppo lente;
- carichi di lavoro squilibrati;
- mancanza di informazioni;
- feedback insufficiente;
- leadership eccessivamente centralizzata;
- problemi di clima aziendale.
Per questo la domanda “chi non sta performando?” non dovrebbe essere automaticamente la prima.
Può essere più utile chiedersi:
“Che cosa sta impedendo a questo team di funzionare come dovrebbe?”
La differenza è importante.
La prima domanda cerca immediatamente una persona.
La seconda apre un’analisi dell’organizzazione.
Survey aziendali e ascolto: quando la percezione del manager non basta
Un manager osserva il team da una posizione specifica.
Le persone che lavorano quotidianamente nei processi ne occupano altre.
Per questo una survey aziendale o un’analisi del clima aziendale possono rendere visibili informazioni che non emergono nella normale relazione gerarchica.
Non si tratta semplicemente di chiedere:
“Sei soddisfatto del tuo lavoro?”
Un’analisi più utile può indagare:
- chiarezza dei ruoli;
- qualità della comunicazione;
- fiducia nella leadership;
- autonomia;
- collaborazione;
- riconoscimento;
- carichi di lavoro;
- qualità dei processi;
- possibilità di segnalare problemi;
- percezione delle priorità.
Il valore non è la survey in sé.
È ciò che l’organizzazione decide di fare con le informazioni raccolte.
Raccogliere feedback senza produrre alcuna conseguenza può essere persino controproducente: insegna alle persone che essere ascoltate non significa necessariamente essere prese in considerazione.
5 errori nella gestione di un team
1. Decidere prima di avere compreso il problema
Una soluzione veloce applicata al problema sbagliato non aumenta l’efficienza. Aumenta soltanto la velocità con cui si procede nella direzione sbagliata.
2. Gestire attraverso le percezioni
L’esperienza manageriale è importante, ma dovrebbe essere confrontata con KPI, risultati, storico e informazioni provenienti dal team.
3. Avere troppe priorità
Un team non può mantenere contemporaneamente lo stesso livello di attenzione su un numero indefinito di obiettivi.
4. Confondere monitoraggio e controllo
Monitorare significa osservare risultati e correggere gli scostamenti. Controllare ogni passaggio può invece ridurre autonomia e responsabilità.
5. Raccogliere feedback senza intervenire
L’ascolto ha valore organizzativo soltanto quando le informazioni raccolte vengono analizzate, restituite e, quando necessario, trasformate in decisioni.
Check-up del team: 10 domande per manager e imprenditori
Se vuoi capire quanto conosci realmente il funzionamento del tuo team, prova a rispondere a queste domande:
- Quali sono oggi le tre priorità principali del team?
- Tutti darebbero la stessa risposta?
- È chiaro chi è responsabile di ciascun risultato?
- Quali KPI utilizziamo realmente per prendere decisioni?
- Dove si verificano oggi i principali rallentamenti?
- Quali problemi continuano a ripresentarsi?
- Le persone possono segnalare una criticità prima che diventi urgente?
- Quanto dipende ancora dalle mie approvazioni?
- Come verifichiamo se una decisione ha prodotto l’effetto desiderato?
- Quando è stata l’ultima volta che abbiamo modificato una decisione sulla base di dati o feedback del team?
Se alcune risposte sono difficili, potrebbe non servirti immediatamente un nuovo strumento.
Potrebbe servirti una lettura più chiara di ciò che sta già accadendo nella tua organizzazione.
Domande frequenti sulla gestione del team
Come gestire un team in modo efficace?
Una gestione efficace richiede obiettivi e priorità comprensibili, responsabilità definite, ascolto, dati, autonomia e un sistema di monitoraggio che permetta di correggere progressivamente le decisioni.
Come migliorare le performance di un team?
Prima di intervenire sulle singole persone è utile verificare obiettivi, ruoli, processi, carichi di lavoro, capacità decisionale, comunicazione e leadership. Le performance sono anche il risultato del sistema nel quale le persone lavorano.
Quali KPI utilizzare per valutare un team?
Dipende dalla funzione e dagli obiettivi. Possono essere utili indicatori relativi a risultati, tempi, qualità, errori, clienti, avanzamento dei progetti e carichi. Un KPI dovrebbe essere utilizzato quando aiuta concretamente a comprendere un fenomeno o prendere una decisione.
Come definire le priorità del team?
È necessario individuare pochi obiettivi realmente prioritari, chiarire le scadenze e stabilire cosa viene rimandato o eliminato quando entra una nuova urgenza.
Come rendere efficaci le riunioni?
Ogni riunione dovrebbe avere uno scopo definito e concludersi chiarendo decisioni, responsabilità, scadenze e modalità di verifica.
Come ascoltare i dipendenti?
One-to-one, incontri di team, interviste, survey e analisi del clima possono essere strumenti differenti. L’aspetto decisivo è creare condizioni nelle quali le persone possano far emergere informazioni e mostrare successivamente come quelle informazioni vengono utilizzate.
A cosa serve una survey aziendale?
Può aiutare a raccogliere dati strutturati sulle percezioni delle persone rispetto a leadership, comunicazione, collaborazione, autonomia, carichi, riconoscimento e altri aspetti dell’organizzazione.
Qual è la differenza tra monitoraggio e controllo?
Il monitoraggio osserva andamento e risultati per individuare scostamenti e intervenire. Il controllo eccessivamente operativo può invece concentrare le decisioni nel manager e ridurre l’autonomia del team.
