Ma quasi tutte, crescendo, arrivano a un momento nel quale gestire le persone soltanto attraverso l’imprenditore, l’amministrazione o i singoli responsabili non è più sufficiente.
Le assunzioni aumentano. I ruoli diventano meno chiari. Emergono problemi di coordinamento. Alcune persone iniziano ad andarsene. I manager devono gestire team più numerosi. Recruiting, onboarding, feedback e sviluppo vengono affrontati quando diventano urgenti.
Eppure assumere immediatamente un HR Manager full time potrebbe essere prematuro.
È proprio in questo spazio che può entrare il supporto HR esternalizzato.
Significa utilizzare competenze HR esterne in modo continuativo o per progetti specifici, costruendo un presidio proporzionato alle reali esigenze dell’organizzazione.
La domanda, quindi, non è semplicemente:
“Dobbiamo assumere una persona HR?”
Prima può essere più utile chiedersi:
“Di quale competenza HR abbiamo realmente bisogno, per fare cosa e con quale continuità?”
Perché outsourcing HR, consulenza, Fractional HR Manager e Temporary HR Manager non sono necessariamente la stessa soluzione.
E soprattutto: esternalizzare non significa delegare all’esterno la responsabilità di gestire le proprie persone.
Significa costruire il supporto professionale necessario per farlo meglio.
Che cos’è il supporto HR esternalizzato?
Per supporto HR esternalizzato si intende l’affidamento a un professionista o partner esterno di alcune attività, processi o progetti relativi alla gestione delle risorse umane.
L’intervento può essere continuativo oppure temporaneo.
Può riguardare una singola attività oppure un insieme di processi.
Un’azienda può, per esempio, affidare all’esterno il recruiting senza esternalizzare la gestione delle performance.
Può richiedere un’analisi del clima aziendale mantenendo internamente tutte le altre attività HR.
Oppure può utilizzare un consulente HR esterno alcune ore o giornate al mese per supportare imprenditore, management o ufficio Risorse Umane.
Per questo parlare genericamente di HR outsourcing può essere fuorviante.
Prima bisogna capire che cosa l’azienda vuole esternalizzare e quale problema deve risolvere.
Quali attività HR possono essere esternalizzate?
I servizi HR in outsourcing possono riguardare attività molto differenti. Per comprenderli meglio possiamo dividerli in quattro aree.
1. Amministrazione del personale
Comprende attività come payroll, documentazione, presenze, adempimenti e gestione amministrativa.
È una delle forme più tradizionali di outsourcing delle risorse umane, ma non coincide con la gestione strategica delle persone.
2. Recruiting e selezione
Un’azienda può affidare a un professionista esterno attività come:
- analisi del fabbisogno;
- definizione del profilo;
- ricerca dei candidati;
- screening;
- colloqui;
- assessment;
- supporto alla scelta;
- progettazione dell’inserimento.
Il vantaggio non consiste soltanto nell’avere qualcuno che trovi candidati.
Un buon supporto dovrebbe aiutare prima l’organizzazione a capire chi sta realmente cercando e quale problema quella persona dovrà risolvere.
3. Sviluppo e gestione delle persone
Il supporto HR esterno può riguardare anche:
- valutazione delle performance;
- analisi delle competenze;
- feedback;
- assessment;
- sviluppo manageriale;
- talent management;
- retention;
- formazione;
- percorsi di crescita.
In questo caso il lavoro esterno entra maggiormente nella costruzione dei sistemi attraverso cui l’azienda gestisce e sviluppa le persone.
4. Organizzazione e clima aziendale
Un supporto HR esternalizzato può intervenire anche su:
- analisi del clima aziendale;
- survey;
- interviste qualitative;
- ruoli e responsabilità;
- processi organizzativi;
- collaborazione tra funzioni;
- comunicazione interna;
- criticità organizzative;
- cambiamenti nella struttura;
- sviluppo organizzativo.
È in quest’ultima area che HR e organizzazione iniziano inevitabilmente a incontrarsi.
Perché non tutti i problemi che sembrano problemi di persone nascono dalle persone.
Supporto HR esternalizzato e consulenza HR: qual è la differenza?
I termini vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma possono descrivere modalità differenti.
Una consulenza HR può essere legata a un problema o progetto specifico.
Per esempio:
“Il turnover è aumentato e vogliamo capire perché.”
Oppure:
“Vogliamo realizzare un’analisi del clima aziendale.”
Il consulente analizza il problema, progetta l’intervento e supporta l’azienda nella sua realizzazione.
Il supporto HR esternalizzato può invece prevedere anche una maggiore continuità operativa.
Il professionista diventa un riferimento ricorrente per determinate attività senza essere necessariamente assunto internamente.
La differenza non è quindi soltanto contrattuale.
Riguarda soprattutto mandato, responsabilità, continuità e livello di integrazione nell’organizzazione.
HR outsourcing, Fractional HR Manager e Temporary HR Manager: cosa cambia?
Quando un’azienda cerca un HR Manager esterno, può incontrare modelli differenti.
HR outsourcing
L’azienda affida stabilmente all’esterno uno o più processi HR.
Può riguardare attività amministrative, recruiting, selezione, assessment o altri servizi.
Fractional HR Manager
Una figura HR senior lavora per l’azienda soltanto per una frazione del proprio tempo.
Può essere presente alcune giornate al mese oppure secondo un monte ore concordato.
Può essere una soluzione quando serve una competenza manageriale continuativa ma non esiste ancora la necessità di una posizione HR full time.
Temporary HR Manager
Il Temporary HR Manager entra generalmente con un mandato temporaneo e definito.
Può essere utile durante una riorganizzazione, una fase di crescita, l’assenza temporanea di una figura interna oppure per costruire o trasformare una funzione HR.
Consulente HR
Il consulente HR interviene prevalentemente attraverso competenze specialistiche e progetti.
Può lavorare su clima, organizzazione, recruiting, assessment, performance o sviluppo manageriale senza necessariamente assumere la responsabilità complessiva della funzione Risorse Umane.
La soluzione più adatta dipende quindi dal problema.
Non serve scegliere il nome più sofisticato. Serve capire quale presidio manca.
Quando un’azienda ha bisogno di un supporto HR esterno?
Non esiste un numero di dipendenti oltre il quale automaticamente serve esternalizzare le Risorse Umane.
La complessità organizzativa conta più della semplice dimensione.
Esistono però alcuni segnali.
L’imprenditore gestisce personalmente quasi tutti i problemi delle persone
Conflitti, performance, selezione, feedback, richieste e decisioni finiscono continuamente sulla stessa scrivania.
Il problema non è necessariamente che l’imprenditore non sappia gestirli.
È che il sistema dipende continuamente dalla sua presenza.
Non esiste una funzione HR interna
L’amministrazione gestisce contratti e documentazione, mentre imprenditore e responsabili si occupano delle persone.
Può funzionare fino a quando la complessità rimane limitata.
Poi compare uno spazio non presidiato tra amministrazione e management.
L’ufficio HR è sovraccarico
L’esternalizzazione non serve soltanto alle aziende senza Risorse Umane.
Può essere utile anche a una funzione HR interna che non possiede tempo o capacità sufficienti per gestire contemporaneamente operatività e progetti.
Un’analisi del clima, un assessment o una campagna di interviste possono, per esempio, essere affidati a un partner esterno lasciando all’HR interno governance e decisioni.
L’azienda sta crescendo rapidamente
Più persone significano più relazioni, decisioni e necessità di coordinamento.
Se la struttura non evolve insieme all’organico, la crescita può aumentare il caos invece della capacità.
Il turnover sta aumentando
Prima di introdurre nuove iniziative di retention, può essere necessario capire perché le persone se ne stanno andando.
Esistono conflitti ricorrenti
Se continuano a ripresentarsi gli stessi problemi tra persone o funzioni, potrebbe esserci una causa organizzativa da analizzare.
Manca un metodo HR
Recruiting, onboarding, feedback e performance vengono gestiti ogni volta in modo differente.
In questo caso il supporto esterno può servire non per fare HR al posto dell’azienda, ma per costruire un sistema che prima non esisteva.
Supporto HR esternalizzato per PMI: perché può essere utile?
Nelle piccole e medie imprese esiste spesso un paradosso.
L’azienda può essere abbastanza grande da avere problemi HR complessi, ma ancora troppo piccola per giustificare una funzione Risorse Umane articolata.
È qui che un supporto HR esternalizzato per PMI può avere particolare senso.
Permette di introdurre competenze specialistiche quando servono senza replicare la struttura di una grande organizzazione.
Una PMI potrebbe, per esempio, avere bisogno contemporaneamente di:
- migliorare il recruiting;
- chiarire ruoli e responsabilità;
- sviluppare i responsabili;
- analizzare il clima aziendale;
- strutturare feedback e performance.
Non necessariamente ha bisogno di costruire immediatamente un dipartimento HR.
Ha bisogno di capire quali problemi sono prioritari e quali competenze servono per affrontarli.
Supporto HR esterno per aziende che hanno già un ufficio Risorse Umane
Avere un ufficio HR non significa necessariamente possedere internamente tutte le competenze o tutta la capacità necessaria.
Ci sono momenti in cui il team deve affrontare:
- picchi di recruiting;
- assessment;
- numerose interviste;
- survey aziendali;
- analisi dei dati;
- reportistica;
- progetti di sviluppo organizzativo;
- follow-up;
- cambiamenti organizzativi.
Il problema può essere semplicemente di capacità di delivery.
L’HR interno conosce l’organizzazione e mantiene la governance.
Il partner esterno aggiunge capacità operativa e specialistica.
È un modello diverso dalla sostituzione della funzione HR.
È un’estensione temporanea delle sue capacità.
Supporto HR esternalizzato per società di consulenza e società HR
Anche una società di consulenza HR può avere bisogno di supporto HR esterno.
Ha acquisito un progetto.
Possiede metodo, cliente e relazione commerciale.
Ma in una determinata fase manca capacità operativa per realizzare:
- interviste;
- assessment;
- raccolta dati;
- analisi;
- reportistica;
- survey;
- follow-up;
- attività progettuali.
In questo caso il professionista esterno non sostituisce il consulente principale.
Entra nella delivery HR.
Il modello può essere utile per società che vogliono aumentare la propria capacità progettuale senza ampliare permanentemente l’organico.
Quali sono i vantaggi dell’outsourcing HR?
Il principale vantaggio del supporto HR in outsourcing è poter introdurre competenze e capacità in modo proporzionato al bisogno dell’azienda.
Accesso a competenze specialistiche
Non tutte le competenze HR devono necessariamente essere presenti internamente in modo permanente.
Costi proporzionati al bisogno
L’azienda può acquistare un progetto o un presidio limitato invece di creare immediatamente una posizione full time.
Maggiore flessibilità
Il livello di supporto può cambiare in funzione delle esigenze dell’organizzazione.
Un punto di vista esterno
Chi non vive quotidianamente nel sistema può osservare dinamiche che internamente sono diventate normali.
Capacità aggiuntiva
Un team HR sovraccarico può mantenere la governance delegando una parte della delivery.
Quali sono i rischi del supporto HR esternalizzato?
Esternalizzare non è automaticamente conveniente.
Il primo rischio è acquistare un servizio standard che non corrisponde al problema reale.
Il secondo è affidare a un professionista esterno decisioni che dovrebbero rimanere responsabilità del management.
Il terzo è creare dipendenza dal consulente senza sviluppare capacità interne.
Esiste poi il tema della conoscenza del contesto.
Chi arriva dall’esterno non conosce automaticamente storia, persone, equilibri e cultura dell’azienda.
Deve comprenderli.
Per questo un buon supporto HR esternalizzato dovrebbe combinare competenza esterna e conoscenza interna.
Non sostituire la seconda con la prima.
Cosa non dovrebbe essere esternalizzato?
È possibile esternalizzare attività.
È possibile ricevere supporto sulle decisioni.
Ma alcune responsabilità rimangono necessariamente dell’organizzazione.
Un consulente può aiutare a progettare un sistema di performance.
Il manager deve comunque gestire le proprie persone.
Può facilitare un’analisi del clima.
La direzione deve decidere che cosa fare dei risultati.
Può progettare ruoli e responsabilità.
Il management deve renderli reali attraverso comportamenti e decisioni.
Può supportare la leadership.
Non può esercitarla al posto dell’imprenditore.
Esternalizzare l’HR non significa esternalizzare la leadership.
Come scegliere un consulente HR esterno?
Prima di chiedere un preventivo per un servizio HR in outsourcing, è utile chiarire almeno sette aspetti.
1. Qual è il problema?
Non semplicemente “ci serve HR”, ma: che cosa sta succedendo concretamente?
2. Quale risultato vogliamo ottenere?
Ridurre il caos? Capire il turnover? Strutturare un processo? Aumentare capacità di delivery?
3. Serve operatività o progettazione?
Sono bisogni differenti e richiedono competenze differenti.
4. Serve continuità?
Un progetto di tre mesi è diverso da un presidio HR settimanale.
5. Chi manterrà la responsabilità interna?
Deve esistere un referente aziendale che mantenga governance e capacità decisionale.
6. Quali output verranno prodotti?
Report? Processi? Dashboard? Assessment? Piano d’azione? Strumenti per manager?
7. Come capiremo se l’intervento è servito?
Un supporto esterno dovrebbe avere risultati attesi e criteri di verifica comprensibili.
Quanto costa un supporto HR esternalizzato?
Non esiste un prezzo unico, perché supporto HR esternalizzato può descrivere servizi profondamente differenti.
Il costo può dipendere da:
- numero di persone coinvolte;
- durata dell’intervento;
- frequenza del presidio;
- seniority richiesta;
- complessità del progetto;
- attività incluse;
- eventuale presenza in azienda;
- quantità di analisi e reportistica;
- livello di responsabilità assunto dal professionista.
Per questo confrontare soltanto la tariffa può essere poco significativo.
Un progetto di analisi del clima non è comparabile con un servizio continuativo di Fractional HR Manager.
E un’attività di recruiting non è comparabile con un progetto di sviluppo organizzativo.
La prima domanda economica dovrebbe essere:
“Che cosa è incluso nel supporto?”
Meglio assumere un HR Manager o esternalizzare?
Dipende soprattutto dalla continuità e dalla complessità del bisogno.
Se l’azienda necessita quotidianamente di una figura che presidi numerosi processi HR, sviluppi il sistema nel lungo periodo e conosca profondamente l’organizzazione, una risorsa interna può diventare la soluzione più coerente.
Se invece il bisogno è:
- specialistico;
- discontinuo;
- progettuale;
- temporaneo;
- limitato ad alcune giornate;
- legato a una fase di trasformazione;
il supporto HR esterno può essere più proporzionato.
Esiste inoltre una terza possibilità:
HR interno + partner esterno.
Non bisogna necessariamente scegliere tra dentro e fuori.
Bisogna progettare la combinazione più adatta all’organizzazione.
Quale tipo di supporto HR scegliere?
Prima di cercare un fornitore, può essere utile dividere il bisogno attraverso due domande.
Quanto è continuativo?
Occasionale → periodico → quotidiano.
Quanto è specialistico?
Operativo → specialistico → strategico.
Da questo incrocio possono emergere soluzioni differenti.
Un’esigenza occasionale e specialistica può richiedere un consulente.
Un bisogno temporaneo ma strategico può richiedere un Temporary HR Manager.
Un presidio strategico periodico può orientare verso un Fractional HR Manager.
Un’attività standard e continuativa può essere affidata in outsourcing.
Un bisogno quotidiano, trasversale e profondamente integrato nell’organizzazione può rendere più sensata una figura interna.
Non partire dal modello. Parti dal bisogno.
FAQ sul supporto HR esternalizzato
Che cos’è il supporto HR esternalizzato?
È l’affidamento a un professionista o partner esterno di specifiche attività, processi o progetti relativi alle Risorse Umane. Può essere continuativo, temporaneo o legato a un singolo progetto.
Quali attività HR possono essere esternalizzate?
Recruiting, selezione, assessment, formazione, performance, analisi del clima, sviluppo organizzativo, interviste, analisi e reportistica possono essere affidati totalmente o parzialmente all’esterno. Payroll e amministrazione del personale rappresentano un’altra importante area dell’HR outsourcing.
Quando conviene esternalizzare le Risorse Umane?
Può essere utile quando manca una competenza interna, l’azienda non necessita ancora di un HR full time, esistono picchi di lavoro, il team HR è sovraccarico oppure serve un professionista per un progetto specifico.
Che differenza c’è tra consulente HR e Fractional HR Manager?
Il consulente interviene prevalentemente su problemi e progetti specialistici. Un Fractional HR Manager tende ad assumere un presidio manageriale più continuativo pur lavorando soltanto per una parte del tempo.
Che differenza c’è tra outsourcing HR e Temporary HR Manager?
L’outsourcing riguarda normalmente l’affidamento esterno di attività o processi. Il Temporary HR Manager assume invece temporaneamente un ruolo manageriale con un mandato specifico.
Una PMI senza ufficio HR può esternalizzare la gestione delle persone?
Può esternalizzare diversi processi e ricevere supporto specialistico, ma imprenditore e manager mantengono comunque la responsabilità di guidare e gestire le persone.
Un’azienda con HR interno può utilizzare un supporto esterno?
Sì. Il partner può fornire competenze specialistiche o capacità aggiuntiva per recruiting, assessment, survey, interviste, analisi, reportistica e progetti di sviluppo organizzativo.
Quanto costa un supporto HR esterno?
Dipende da durata, attività, seniority, frequenza, dimensioni dell’organizzazione e complessità del progetto. Per confrontare offerte differenti è necessario verificare mandato, output e attività incluse.
Supporto HR esternalizzato: partire dal problema, non dal servizio
Il supporto HR esternalizzato non serve a togliere le persone dalle mani dell’imprenditore.
Serve a evitare l’opposto:
che ogni problema relativo alle persone debba arrivare sempre nelle sue mani.
Il valore di un supporto HR esterno non consiste semplicemente nell’avere “qualcuno che si occupa delle Risorse Umane”.
Consiste nel costruire il presidio necessario rispetto alla fase che l’organizzazione sta attraversando.
A volte servirà recruiting.
A volte un’analisi del clima.
A volte assessment.
A volte sviluppo dei responsabili.
A volte sarà necessario ridisegnare ruoli e processi.
E in altri casi l’azienda scoprirà di essere arrivata al momento giusto per inserire una figura HR interna.
La domanda da cui partire non è:
“Come possiamo esternalizzare le Risorse Umane?”
È:
“Quale problema relativo a persone e organizzazione non riusciamo più a gestire efficacemente con la struttura che abbiamo oggi?”
Da quella risposta diventa molto più semplice capire quale supporto serve davvero.
Hai bisogno di un supporto HR esterno?
Se la tua azienda ha bisogno di competenze HR senza inserire immediatamente una nuova figura interna, oppure il tuo ufficio HR o la tua società di consulenza necessita di maggiore capacità di delivery, possiamo partire dal problema che devi gestire.
Posso supportare aziende e partner HR su attività e progetti di analisi del clima aziendale, assessment, interviste, recruiting e selezione, raccolta e analisi dei dati, reportistica, follow-up e sviluppo organizzativo.
Prima di scegliere la soluzione, capiamo quale presidio manca.
